Il y a quelques jours, Monsieur Présent m’a dit quelque chose qui m’a fait sourire.
Pour celles et ceux qui lisent mes articles, vous savez que j’ai déjà évoqué Monsieur Présent dans l’article 165. Je ne vais donc pas refaire les présentations ici. Nous étions en train de discuter et, au détour de la conversation, il m’a écrit : « OK super, je sais que tu es une personne très occupée et j’admire pour ça car malgré tout, tu arrives à tout concilier. »
Une phrase assez simple, finalement. Mais elle m’a interpellée.
Pas seulement parce que cela fait plaisir de savoir que quelqu’un remarque les efforts que l’on fait. Mais parce qu’en lisant cette phrase, je me suis dit : waouh… j’ai vraiment fait du chemin.
Il y a quelques années, j’étais dans une période où j’avais beaucoup plus de mal à savoir comment articuler les différentes dimensions de ma vie. Je pouvais avoir des envies, des projets, des responsabilités, des choses importantes à gérer, mais tout semblait parfois se mélanger.
Aujourd’hui, ma vie est loin d’être vide. Je suis entrepreneure, cheffe d’entreprise, maman solo, étudiante, bénévole, fille de mes parents, … et simplement Naomi, avec mes envies, mes projets personnels, ma spiritualité, mes loisirs, mes rendez-vous, mes obligations et tout ce que j’ai envie de construire pour la suite.
Alors non, je ne suis pas devenue une sorte de superwoman qui aurait trouvé la formule magique pour tout faire. J’ai simplement appris quelque chose qui a profondément changé ma manière de fonctionner : je n’ai plus besoin de tout porter dans ma tête.
## Avant d’organiser sa vie, il faut savoir quelle vie on organise
Je crois que c’est là que beaucoup de choses commencent.
Avant de chercher une application, un agenda, un tableau, une méthode d’organisation ou un nouveau système miracle, il faut déjà savoir ce que l’on cherche à organiser.
Depuis plusieurs années, je réfléchis beaucoup à mes différents rôles et à ce que je veux réellement vivre dans chacun d’eux. C’est une forme de cartographie de ma vie. Je regarde les différentes dimensions qui la composent, ce qui compte pour moi, ce que je veux développer, ce que je veux préserver, ce qui nécessite mon attention et, surtout, ce qui est réellement important.
Parce que je ne peux pas définir mes priorités si je ne sais pas ce que j’essaie de construire. Et je ne peux pas organiser efficacement une vie qui n’a pas été pensée.
C’est une étape qui demande de la réflexion, parfois beaucoup plus qu’on ne l’imagine. Il faut se poser des questions, faire des choix, accepter aussi de constater que certaines choses ne sont plus prioritaires, que certaines habitudes ne correspondent plus à la vie que l’on veut mener ou que certaines décisions doivent être prises.
Avant l’organisation, il y a donc la réflexion. Puis viennent les décisions. Et seulement après, l’organisation.
## Mon système n’est pas né d’une application
J’utilise depuis longtemps une application d’organisation.
Mais pendant longtemps, je m’en servais surtout comme d’un pense-bête numérique : j’y notais des tâches, des rappels, des rendez-vous… sans réellement construire mon organisation autour de cet outil.
Aujourd’hui, je l’utilise complètement différemment.
Et la différence ne vient pas de l’application. Elle vient de ma manière de penser mon organisation.
J’ai compris que mon cerveau n’avait pas vocation à être mon agenda, mon pense-bête, mon calendrier, ma liste de courses, mon gestionnaire de rendez-vous, mon gestionnaire financier et mon système de suivi familial en même temps.
Alors j’ai commencé à externaliser.
Ce que je dois faire n’a plus besoin de rester dans ma mémoire. Ce qui revient régulièrement n’a plus besoin d’être redécidé. Ce qui est important peut être programmé. Et ce qui peut être automatisé peut l’être.
C’est ce que j’appelle aujourd’hui réduire ma charge décisionnelle.
Je ne cherche pas à avoir moins de choses dans ma vie. Je cherche à avoir moins de choses à porter dans ma tête.
## J’ai créé des compartiments pour ne plus tout mélanger
Dans mon système, les différentes sphères de ma vie ont leur place : le personnel, mes études et formations, mes engagements bénévoles, mon fils, ma famille, mes parents, ma maison, mes finances, mes loisirs, mes voyages, mon activité professionnelle…
Je peux ainsi regarder ce qui concerne un domaine sans avoir à parcourir mentalement toute ma vie.
Pour mon fils, par exemple, je peux retrouver ses rendez-vous, les choses que je dois faire pour lui, les appels à passer, les sorties prévues ou certaines informations que je pourrais avoir besoin de retrouver plus tard. Pour mes parents, je peux noter ce que je dois gérer pour eux. Pour la maison, j’ai mes tâches récurrentes.
Et là, j’ai découvert quelque chose d’assez libérateur : je n’ai pas besoin de me demander régulièrement ce que je dois faire.
Prenons l’aspirateur. Je n’ai pas besoin de me réveiller un matin en me demandant : « Est-ce que je devrais passer l’aspirateur aujourd’hui ? » La tâche est récurrente. Elle est donc programmée.
Même chose pour certaines routines de la maison, le changement des draps, certaines vérifications, les courses ou encore l’inventaire de certains produits.
Ce n’est pas spectaculaire. Mais c’est précisément le genre de petites décisions qui, accumulées, occupent inutilement de l’espace mental.
## Je préfère décider une fois plutôt que devoir y penser dix fois
C’est probablement l’un des changements les plus importants dans ma façon de fonctionner.
Si une chose doit être faite régulièrement, je préfère prendre une décision une fois et construire le système autour, plutôt que de me demander chaque semaine si je dois penser à faire telle ou telle chose.
C’est une forme d’automatisation des décisions.
Et cela ne signifie pas que je deviens rigide. Au contraire. Si quelque chose change, j’ajuste. Mais entre-temps, mon cerveau n’a pas besoin de relancer le processus à chaque fois.
C’est aussi pour cela que j’ai une vision de ce qui m’attend aujourd’hui, demain et sur les sept prochains jours. Je peux voir ce qui n’a pas été terminé, mes habitudes, mes rendez-vous et les tâches programmées.
Et si une tâche n’est pas faite aujourd’hui, elle ne disparaît pas dans un trou noir. Elle reste visible. Je n’ai donc pas besoin de paniquer parce que quelque chose n’a pas été fait à l’heure prévue. Je sais simplement que cela reste à gérer.
## Même une idée qui me traverse l’esprit a un endroit où aller
C’est un autre avantage auquel je tiens beaucoup.
Il m’arrive d’être quelque part et de penser soudainement à quelque chose que je dois acheter. Du bicarbonate de soude, par exemple.
Avant, cette pensée pouvait rester dans ma tête avec le risque de disparaître aussi vite qu’elle était arrivée.
Aujourd’hui, je la capture. Je la mets dans ma liste et je peux continuer ce que j’étais en train de faire.
Même chose pour une idée, une chose à prévoir, une dépense à anticiper ou une tâche qui me vient à l’esprit. Je n’ai pas besoin de la retenir. Je sais où elle est.
Et cela change beaucoup de choses quand on a naturellement beaucoup d’idées et beaucoup de projets.
## Même mon argent a sa place dans le système
J’ai aussi intégré mes finances dans cette logique.
Les routines financières, les paiements à prévoir, certaines dépenses futures, les transferts à effectuer ou encore les dépenses liées à un voyage ou à un séjour peuvent être programmés.
Cela me permet de ne pas découvrir certaines échéances au dernier moment. Je peux anticiper.
Et l’anticipation, pour moi, est une forme de tranquillité.
Parce que la charge mentale vient aussi de tout ce que nous savons devoir gérer « un jour », sans savoir exactement quand.
Mettre une date sur une chose permet déjà de lui donner une place.
## Je garde aussi de la place pour ce que j’ai envie de vivre
Mon système ne sert pas uniquement à gérer les obligations.
J’y mets aussi mes envies : les sorties que j’aimerais faire, les concerts, certains projets, des idées de voyages, des choses que j’ai envie de m’offrir ou de vivre.
C’est important pour moi parce qu’une organisation ne devrait pas uniquement servir à mieux gérer ce qu’on doit faire. Elle doit aussi nous aider à créer de la place pour ce que nous voulons vivre.
C’est une différence importante.
Je ne veux pas construire une organisation tellement efficace que ma vie devient une succession de tâches parfaitement exécutées. Je veux une organisation qui me permette justement de garder de l’espace pour mes envies.
## Quand je voyage, je n’ai pas envie de devoir tout mémoriser
Même chose pour mes déplacements.
Lorsque je réserve un train, je peux noter la date, la destination, le numéro du train, l’heure de départ et mon siège.
Pour un hôtel, je peux conserver le nom, l’adresse et le numéro de téléphone.
Cela peut sembler excessif à certains. Pour moi, c’est simplement pratique.
Si je dois retrouver une information rapidement, je sais où chercher. Et je préfère largement prendre quelques minutes pour organiser l’information plutôt que de compter sur ma mémoire au moment où j’en ai besoin.
## Et évidemment, mon activité professionnelle a elle aussi son espace
Mon entreprise n’est pas séparée de cette logique.
J’ai mes routines professionnelles, mes tâches administratives, mes projets, mes clients et les différents éléments liés à mes activités.
Chaque chose a sa place.
Cela me permet notamment de ne pas mélanger ce qui relève de ma vie personnelle avec ce qui relève de mon activité professionnelle.
Parce que lorsque tout est dans le même espace mental, tout finit par avoir l’air urgent.
Alors que tout ne l’est pas.
La catégorisation permet aussi de retrouver cette distinction.
## Même une tâche déjà faite peut avoir sa place
Il m’arrive même d’avoir effectué une tâche sans l’avoir préalablement enregistrée dans mon système.
Par exemple, si j’ai envoyé des documents à mon comptable en passant directement par son espace en ligne, mais que la tâche n’était pas dans mon application, je peux tout de même l’ajouter ensuite.
Pourquoi ?
Parce que mon objectif n’est pas simplement de cocher des cases. Je veux conserver une vision fidèle de ce qui a été fait.
Mon système doit refléter ma réalité.
Il n’a pas besoin d’être parfait pour être utile. Il doit surtout être suffisamment fiable pour que je puisse lui faire confiance.
## Ce que l’on voit moins derrière une bonne organisation
Je pense que c’est aussi là que l’on se trompe parfois sur l’organisation.
On voit une personne qui semble réussir à concilier beaucoup de choses et on peut avoir l’impression qu’elle possède simplement une meilleure capacité à gérer son temps.
Mais derrière un système qui fonctionne, il y a généralement beaucoup de réflexion. Il y a eu des choix, des priorités, des renoncements parfois, des essais, des ajustements et une meilleure connaissance de soi.
Et surtout, il y a eu une décision : arrêter de demander à sa mémoire de faire le travail d’un système.
On ne peut pas simplement vouloir les bénéfices d’une organisation efficace sans prendre le temps de construire l’organisation qui correspond à sa propre vie.
Parce qu’il n’existe pas un système universel.
Une femme qui est salariée et célibataire n’aura pas les mêmes contraintes qu’une femme entrepreneure et mère de trois enfants. Une personne qui travaille à temps plein n’aura pas les mêmes besoins qu’une personne qui cumule plusieurs activités.
Nos vies sont différentes. Nos responsabilités sont différentes. Nos priorités aussi.
L’organisation doit donc partir de la réalité de notre vie, pas d’un modèle trouvé quelque part sur Internet.
## Je ne cherche pas à tout faire
Je crois que c’est finalement ce que Monsieur Présent a perçu sans forcément connaître tout ce qu’il y a derrière.
Je ne fais pas nécessairement plus de choses qu’avant. J’ai simplement appris à mieux les articuler.
Je définis mes rôles, je réfléchis à ce que je veux réellement vivre dans chacun d’eux, je détermine mes priorités et je décide ce qui doit être fait. Ensuite, je construis un système et j’automatise tout ce qui peut l’être.
Et surtout, je ne demande plus à mon cerveau de se souvenir en permanence de tout ce que j’ai à gérer. Cela me permet de conserver mon énergie mentale pour autre chose : réfléchir, créer, apprendre, entreprendre, être présente pour mon fils et mes proches, profiter, rêver, construire… et parfois simplement ne rien faire.
Finalement, je crois que c’est aussi cela, grandir.
Pas nécessairement avoir moins de responsabilités ou moins de projets, mais apprendre à mieux les porter.
À plus de quarante ans, je comprends de mieux en mieux que l’objectif n’est pas d’arriver à tout faire. L’objectif est de construire une vie dans laquelle ce qui compte réellement pour nous a une place, puis de mettre en place les systèmes qui nous permettent de la vivre sans avoir à la porter entièrement dans notre tête.
Alors peut-être que Monsieur Présent avait raison.
Je suis effectivement une femme très occupée. Mais ce qui a changé, ce n’est pas seulement le nombre de choses que je fais. C’est la manière dont je les porte.
Je ne fais peut-être pas plus de choses qu’avant. J’ai simplement appris à moins les porter dans ma tête.